Независимая инвентаризация: защита материальных ценностей

Независимая инвентаризация: защита материальных ценностей

Сегодня бизнес находится под огромным внешним давлением. Нестабильная ситуация в экономике не просто увеличивает издержки — она превращает работу в самое настоящее выживание. В таких условиях внутренние потери компании могут оказаться критическими. Что это за внутренние потери и как с ними бороться?

Внутренние потери — это, в первую очередь, потери материальных ценностей (товара, оборудования и т.п.). Они могут происходить по целому ряду причин, лидерами среди которых оказываются недобросовестность и недостаточная компетентность персонала на местах. Первый шаг в борьбе с такими потерями — полный контроль над имуществом компании. Установить и поддерживать его поможет инвентаризация.

Инвентаризация — это пересчет товара, оборудования, любого имущества фирмы. Результаты пересчета сверяются с данными бухгалтерского учета, после чего делаются выводы о состоянии материальных активов предприятия.

Особое значение инвентаризация имеет для компаний, занимающихся розничными продажами. Наш опыт показывает, что именно в этом секторе особенно высок процент хищений товара, а также его пересортицы. Самостоятельная инвентаризация далеко не всегда дает реальную картину по остаткам товара. Более того, нередко она искажается материально ответственными сотрудниками намеренно. Это — не единственный недочет самостоятельной инвентаризации:

• высокий уровень погрешности: здесь может влиять не только злой умысел материально ответственных лиц. Элементарный человеческий фактор, отсутствие нужной подготовки к проведению инвентаризации обеспечивает массу ошибок при ее проведении;

• высокий уровень затрат на инвентаризацию — при самостоятельном подсчете товара нужно либо перекрывать магазин, теряя время работы, а значит клиентов и прибыль, либо оплачивать сотрудникам дополнительные смены, выполняя пересчет в нерабочие часы. После такой внеурочной смены ваши сотрудники выйдут на работу усталыми, продажи будут вялыми, а клиенты разочарованными. Качество проведенной инвентаризации, чаще всего, оказывается низким, так как ваши сотрудники профессионалы в области продаж, а не по проведению инвентаризаций;

• низкое качество результата. Данные самостоятельного подсчета обычно не систематизируются, они используются только для сверки баланса и фактических остатков. Между тем, инвентаризация может давать массу возможностей руководству, включая анализ проблемных (подверженных кражам) зон в торговом зале, коррекцию статистики продаж и т.п.

Безусловно, главная проблема самостоятельной инвентаризации — это искажение ее результатов. Я приведу лишь несколько примеров из нашей практики, чтобы подтвердить это.

Обман при инвентаризации: наиболее распространенные «схемы»

1. Подсчет одного и того же товара несколько раз.

Если продавец знает о том, какого именно товара не хватает, он может просканировать его несколько раз так, чтобы в отчет вошло требуемое количество. Например, если в магазин одежды поступало две куртки, одна из которых была продана «мимо кассы», а другая остается в зале, продавец может просканировать оставшуюся куртку два раза, чтобы недостача не была выявлена. Другой вариант — перемещение товара между складом и торговым залом во время инвентаризации. Так, если товар считается сначала на складе и только потом в зале, продавец может просто вынести уже подсчитанную упаковку в торговый зал так, чтобы она была пересчитана еще раз.

2. Подмена дорогого товара дешевым.

Если инвентаризация проводится невнимательно, дешевый товар может быть попросту заменен дорогим. Это делается несколькими способами. Наиболее распространенный — замена этикеток, ценников или штрихкодов. Так, на упаковку с дешевым телефоном может быть наклеен штрихкод от дорогой модели. В этом случае отчет покажет недостачу дешевого телефона в то время, как дорогая модель продолжит числиться на балансе. Другой вариант — фактическая подмена товара, при которой в упаковку (коробку) вместо недостающего товара кладется более дешевый. Такие подмены часто происходят в магазинах одежды, обуви, техники.

3. Фиктивные списания и перемещения.

Имея доступ к программам учета, сотрудник может корректировать количество товара на балансе самостоятельно. В частности, он может выполнять фиктивные списания «бракованного» товара, его продажу с большими скидками, перемещение товара между филиалами. Последнее — особенно серьезная проблема, которая указывает на то, что в обман вовлечено сразу несколько сотрудников. Так, накануне инвентаризации работники одного магазина могут оформить документы на перемещение недостающего товара в другой магазин. В этом случае при проверке баланс будет соответствовать фактическому наличию товара. Когда инвентаризация пройдет, сотрудники «переместят» товар обратно, вернув его на баланс уже проверенного магазина. Чтобы избежать таких ситуаций, важно особенно тщательно контролировать движения товара до и после инвентаризаций.

Это — лишь несколько примеров, однако они доказывают, что инвентаризация с привлечением материально ответственных сотрудников может оказаться не только бесполезной, но и вредной для бизнеса. Гораздо эффективнее использовать независимую инвентаризацию, которая проводится сторонними, не заинтересованными в искажении результатов подсчета специалистами.

Как обеспечивается точность подсчета при независимой инвентаризации?

Инвентаризационные компании используют собственные технологии при проведении инвентаризации, что позволяет обеспечить точный результат и полностью избавиться от рисков и недостатков самостоятельного подсчета.

1. Профессиональная подготовка и специальное оборудование. Наши ревизоры имеют опыт работы с разными категориями товаров, в полной мере учитывают их специфику. Точность результата дополнительно обеспечивается за счет специального оборудования — программного комплекса для подсчета товарных остатков, сканирующей техники и т.п. При необходимости учет основных средств может быть поставлен на предприятии «с нуля» — с разработкой документации, системы штрихкодов, маркированием товара или иного имущества.

2. Специальный алгоритм инвентаризации. Подсчет ведется последовательно во всех помещениях магазина (на складе и в торговых залах). Перемещение товара во время инвентаризации запрещено не только между складом и залом, но и между полками. Если в составе сети несколько магазинов, мы рекомендуем одновременную инвентаризацию во всех подразделениях. Однако мы понимаем, что это не всегда оказывается возможным. Лучший вариант в такой ситуации — ежеквартальное проведение инвентаризации в каждом магазине. При подсчете помещения делятся на зоны, после чего счетчики сканируют в них товар. На втором этапе проводится ручной пересчет товара, после чего результаты сверяются. Если они совпадают, формируется итоговый отчет, если нет — проводится повторная проверка. Такой способ позволяет исключить ошибки, а также минимизировать риски, связанные с намеренным искажением результатов подсчета сотрудниками магазина. При ручном пересчете проверяется фактическое соответствие товара информации на штрихкоде, при необходимости открываются упаковки с ним. Мелкий товар пересчитывается штучно даже в тех случаях, если он хранится в невскрытых упаковках. Последнее очень важно — например, в аптеках распространены случаи, когда невскрытые упаковки, например, на 100 пачек таблеток фактически содержали меньшее количество.

3. Оперативность и выгода. Инвентаризация выполняется в нерабочее время — это позволяет магазину не корректировать режим своей работы и не прерывать обслуживание клиентов. По финансовым затратам независимая инвентаризация также оказывается более выгодной — в конечном итоге она обходится дешевле в сравнении с привлечением сотрудников магазина в качестве ревизоров.

В заключении я хочу отметить, что независимая инвентаризация дает дополнительные плюсы руководству. Так, итоговый отчет представляет собой готовый для анализа набор данных. Например, на его основе можно делать выводы о том, в каких зонах торгового зала товар наименее защищен от хищений. Отчет отображает полную и достоверную картину товарных остатков, что позволяет принимать объективные стратегические решения, например, о необходимости закупки новой партии популярного товара, а также относительно работы сотрудников, их дисциплине и ответственности. У нас были случаи, когда данные отчетов позволяли выявлять недобросовестных сотрудников, надежно защищая, таким образом, бизнес от «внутренних», исходящих непосредственно от персонала угроз.

Вы всегда можете провести самостоятельную инвентаризацию взяв у нас в аренду Терминалы сбора данных (ТСД). Или обратится к нам и мы порекомендуем Вам профессиональную команду для проведения Инвентаризации.